Vedtægter for DBTA | Danish Business Travel Association
Seneste revision 22. februar 2024
§ 1 Foreningens navn
Stk. 1
Foreningens navn er Danish Business Travel Association. I det følgende og i daglig tale benævnt DBTA.
Stk. 2
Foreningens hjemsted er Danmark
§ 2 Idegrundlag og målsætning
Stk. 1
Foreningens hovedformål er på tværs af brancheskel at være Danmarks professionelle netværk indenfor travel og meeting management. Derudover at præge debat, skabe og videreformidle viden og innovation.
Foreningens sekundære formål er, via samarbejdspartnere, at øve indflydelse hos myndigheder og interessenter.
§ 3. Foreningens krav for optagelse
Stk. 1:
Buyer medlemskab er begrænset til de roller i virksomheder og institutioner, der arbejder indenfor Travel Management, Travel booking, Meeting & Events og Travel indkøb, uagtet hvilken organisatorisk placering man har. Virksomheden repræsenteres af en person som i det følgende benævnes Buyer (Travel & Meeting Buyer). Der tillades navngivne Buyer substitutter i det omfang de er beskæftiget med rejseområdet i medlemsvirksomheden.
Stk. 2.
Supplier medlemskab er for de virksomheder og institutioner, der leverer ydelser indenfor Travel og Meeting industrien
Stk. 3
Supplier medlemmer repræsenteres ved et navngivet medlem samt eventuelt en navngiven substitut. Der tillades en ekstra navngiven substitut såfremt virksomhedens aktiviteter har en stor geografisk spredning.
Stk. 4
Hvis en TMC / rejsebureauansat medarbejder repræsenterer en Buyer medlemsvirksomhed, kan denne person kun deltage i foreningens medlemsmøder, dog ikke i “Buyer only” medlemsmøder.
Denne person kan heller ikke opstille til bestyrelsen som Buyer repræsentant.
Stk. 5
Der vil være mulighed for at Buyer og Supplier medlemmer afholder møder uden at begge grupper skal være inviteret.
Stk. 6
Indmeldelse sker gennem skriftlig kontakt til Sekretariatet.
§ 4 Fastsættelse af kontingent
Stk. 1
Medlemskontingentet for henholdsvis Buyer og Supplier medlemmer fastsættes for et år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Det er en betingelse for udøvelse af stemmeret, at kontingentet er betalt.
Hvis ikke andet besluttes vil forbrugerprisindekset blive anvendt som en årlig justering af medlemskontingentet.
§ 5 Generalforsamling
Stk. 1
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år senest inden udgangen af marts måned
Stk. 2
Indkaldelse til ordinær generalforsamling indeholdende dagsorden for denne skal ske skriftligt med mindst 14 dages varsel til stemmeberettigede Buyer og Supplier medlemmer.
Stk. 3
På samme måde som nævnt i stk. 2 kan der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling
§ 6 Generalforsamling – beslutningsgrundlag
Stk. 1
Enhver lovlig generalforsamling – ordinær og ekstraordinær – indkaldes efter bestyrelsens beslutning, eller såfremt en tredjedel af Buyer medlemmerne ved skriftlig begæring herom til bestyrelsen forlanger det. Bestyrelsen drager herefter omsorg for at indkaldelse sker i henhold til reglerne i § 5 stk. 2 gældende for den ordinære generalforsamling.
Stk. 2
Til ændring af vedtægterne kræves, at mindst 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer stemmer for forslaget. Såfremt der ikke møder 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer på
generalforsamlingen, indkalder bestyrelsen på lovmæssig vis inden 3 uger til en ny generalforsamling, der skal afholdes inden 2 måneder efter den første generalforsamling. Vedtægtsændringsforslaget kan herefter vedtages af 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer.
Stk. 3
Såfremt der på generalforsamlingen fremsættes begæring herom, foregår personvalg ved skriftlig afstemning. Afstemning herom sker ved håndsoprækning. Alternativt kan afstemning også ske elektronisk.
Stk. 4
Stedfortrædere for medlemmer kan kun deltage i generalforsamlingen, såfremt de er officielt tilmeldt foreningen som substitutter, og hvis medlemmet ikke selv kan deltage. Stedfortræderen kan kun afgive stemme ved fuldmagt.
§ 7 Dagsorden for generalforsamling
Stk. 1
Den ordinære generalforsamlings dagsorden skal indeholde følgende punkter i prioriteret rækkefølge:
1. Valg af dirigent
2. Formandens beretning
3. Beretning fra General Manager
4. Valg af medlemmer og suppleanter til bestyrelsen iht. § 8
5. Valg af 1 revisor
6. Indkomne forslag
7. Budget og fastsættelse af kontingent for Buyer og Supplier
8. Eventuelt
Stk. 2
Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling i marts måned, skal være bestyrelsen i hænde senest 1 måned før dato for afholdelse af generalforsamlingen. Evt. forslag udsendes sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.
§ 8 Valg af formand og bestyrelse
Stk. 1
Generalforsamlingens Buyer medlemmer vælger minimum 4 og maksimum 6 Buyer bestyrelsesmedlemmer.
Stk. 2
Generalforsamlingens supplier medlemmer vælger minimum 2 og maksimum 3 bestyrelsesmedlemmer.
Stk. 3
Der vælges henholdsvis maksimum en bestyrelses Buyer suppleant og en Supplier suppleant
Stk. 4
Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter vælges for en 2-årig periode.
En given medlemsvirksomhed kan på intet tidspunkt have mere end et medlem i bestyrelsen.
Stk. 5
Bestyrelsen konstituerer sig selv og vælger selv formand (Buyer medlem) og næstformand (Supplier medlem).
§ 9 Formandens og bestyrelsens bemyndigelse samt foreningens sekretariat
Stk. 1
Til varetagelse af foreningens daglige drift har bestyrelsen i 1994 oprettet et sekretariat, der ledes af en af foreningen lønnet General Manager.
Stk. 2
Foreningen forpligtes udadtil ved bestyrelsen, der således tegner foreningen og er beslutningsdygtig. Generalforsamlinger, bestyrelsesmøder og medlemsmøder er konfidentielle. Undtagelser herfra skal godkendes af bestyrelsen. Det er kun bestyrelsen og General Manager, der har ret til at udtale sig til offentligheden på foreningens vegne.
Den til enhver tid siddende bestyrelse vælger en pressekontakt, der sammen med General Manager primært udtaler sig på vegne af DBTA.
Stk. 3
Bestyrelsen er til enhver tid bemyndiget til at indhente skriftlig accept fra medlemmerne på beslutningsforslag. Reglerne for skriftlig afstemning følger vedtægterne for medlemsbeslutninger i øvrigt, jfr. § 6, stk. 2.
Stk. 4
Såfremt der i bestyrelsen opstår en inhabilitetssituation, kan bestyrelsen med almindeligt stemmeflertal udelukke et eller flere bestyrelsesmedlemmer fra et eller flere møder.
Stk. 5
Bestyrelsens afgørelser træffes ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede.
Stk. 6
Bestyrelsen udarbejder og vedligeholder foreningens Værdigrundlag og sikrer at gamle såvel som nye medlemmer er orienteret om dette.
Stk. 7
Ved tvivl om fortolkning af vedtægter i en given situation, er det op til den siddende bestyrelse at træffe endelig beslutning.
§ 10 Foreningens økonomiske anliggender
Stk. 1
General Manager sørger for at kontingent opkræves rettidigt og er ansvarlig for bogføring, udbetalinger m.v. i forbindelse med foreningens regnskab.
Bestyrelsen (min. 3 medlemmer) skal til enhver tid godkende betalinger på kr. 50.000 og derover.
Bestyrelsen skal også informeres ved væsentlige afvigelser fra budgettet.
Bestyrelsen kan vælge/udpege et økonomiudvalg på 2 medlemmer, der overtager godkendelsesprocessen og samtidig har den løbende dialog med sekretariatet omkring økonomiske anliggender.
Stk. 2
Den af foreningen valgte revisor er forpligtet til ved regnskabsårets afslutning at konstatere beholdningens tilstedeværelse samt at revidere regnskabet. General Manager forelægger regnskabet på den ordinære generalforsamling.
Inden fremsendelse af regnskabet til Skat attesteres dette af en ekstern revisor.
Stk. 3
Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
Stk. 4.
Bestyrelsen tegnes af formanden eller næstformanden i forening med General Manager.
§ 11 Buyer og Supplier udvalg
Stk. 1
Foreningens bestyrelse kan efter behov nedsætte udvalg.
Stk. 2.
Udvalg fremkommer med forslag til aktiviteter og informerer bestyrelsen herom. Intet udvalg eller ingen enkeltperson kan indgå forpligtende aftaler uden bestyrelsens godkendelse.
Såfremt aftaler indeholder direkte eller indirekte økonomiske konsekvenser for foreningen, skal disse forhåndsgodkendes af bestyrelsen.
§ 12 Udelukkelse af foreningen
Stk. 1.
Ved graverende brud på foreningens Værdigrundlag kan der efter bestyrelsens beslutning blive tale om påtale eller ophævelse af medlemskabet.
Stk. 2.
Virksomheder som på grund af ophævelse af medlemskabet er udelukket fra foreningens aktiviteter, kan ikke kræve godtgørelse for betalt kontingent.
§ 13 Opløsning af foreningen
Stk. 1.
Til opløsning af foreningen kræves, at der på to på hinanden følgende generalforsamlinger er samme majoritet som ved ændring af vedtægterne.
Stk. 2.
Efter realisation af foreningens aktiver og betaling af evt. gæld deles den resterende formue ligeligt mellem de til den tid værende Buyer og Supplier medlemmer.
