DBTA Vedtægter

Vedtægter for Danish Business Travel Association

Seneste revision 19. marts 2021

 

 § 1 Foreningens navn

Stk. 1
Foreningens navn er Danish Business Travel Association. I det følgende og i daglig tale benævnt DBTA.

Stk. 2
Foreningens hjemsted er Københavns kommune. 

§ 2 Idegrundlag og målsætning

Stk. 1
Foreningens ide og formål er på tværs af brancheskel at udveksle erfaringer inden for rejsevirksomhed og at koordinere DBTA’s møder og aktiviteter.

§ 3 Foreningens krav for optagelse

Stk. 1
Medlemskab er begrænset til de erhvervsvirksomheder og institutioner, hvor der er en afdeling der arbejder med travel management (fx indkøb, rejseafdeling, HR, økonomi og andre). Virksomheden repræsenteres af en person som i det følgende benævnes Buyer (Travel & Meeting Buyer). Der tillades navngivne Buyer substitutter i det omfang de er beskæftiget med rejseområdet i medlems virksomheden.

Stk. 2
Indmeldelse sker gennem skriftlig kontakt til Sekretariatet.

Stk. 3
Leverandører af ydelser i forbindelse med rejser kan blive Supplier (Travel & Meeting Supplier) medlem. Leverandører som har en nordisk ansvarlig repræsentation i Sverige, Norge eller Finland kan også optages som medlem af DBTA.

Stk. 4
Supplier medlemmer repræsenteres ved et navngivet medlem samt eventuelt en navngiven substitut. Der tillades en ekstra navngiven substitut såfremt virksomhedens aktiviteter har en stor geografisk spredning.

Stk. 5
Den/de bureauansatte medarbejdere i et Buyer medlems virksomhed kan kun deltage i foreningens møder og som substitut for Buyer.

Stk. 6
Der vil være mulighed for at Buyer og Supplier medlemmer afholder møder uden at begge grupper skal være inviteret.

§ 4 Fastsættelse af kontingent

Stk. 1
Medlemskontingentet for henholdsvis Buyer og Supplier medlemmer fastsættes for et år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Det er en betingelse for udøvelse af stemmeret, at kontingentet er betalt. Hvis ikke andet besluttes vil forbrugerprisindekset blive anvendt som en årlig justering af medlemskontingentet.

§ 5 Generalforsamling

Stk. 1
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i marts måned.

Stk. 2
Indkaldelse til ordinær generalforsamling indeholdende dagsorden for denne skal ske skriftligt med mindst 14 dages varsel til Buyer og Supplier medlemmernes arbejdssted.

Stk. 3
På samme måde som nævnt i stk. 2 kan der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling

§ 6 Generalforsamling – beslutningsgrundlag

Stk. 1
Enhver lovlig generalforsamling – ordinær og ekstraordinær – indkaldes efter bestyrelsens beslutning, eller såfremt en tredjedel af Buyer medlemmerne ved skriftlig begæring herom til bestyrelsen forlanger det. Bestyrelsen drager herefter omsorg for at indkaldelse sker i henhold til reglerne i § 5 stk. 2 gældende for den ordinære generalforsamling.

Stk. 2
Til ændring af vedtægterne kræves, at mindst 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer stemmer for forslaget. Såfremt der ikke møder 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer på generalforsamlingen, indkalder bestyrelsen på lovmæssig vis inden 3 uger til en ny generalforsamling, der skal afholdes inden 2 måneder efter den første generalforsamling. Vedtægts ændringsforslaget kan herefter vedtages af 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer.

Stk. 3
Såfremt der på generalforsamlingen fremsættes begæring herom, foregår personvalg ved skriftlig afstemning. Afstemning herom sker ved håndsoprækning.

Stk. 4
Stedfortrædere for Buyer kan kun deltage i generalforsamlingen, såfremt de er officielt tilmeldt foreningen som substitutter, og hvis TMB ikke selv kan deltage. Stedfortræderen kan kun afgive stemme ved fuldmagt. 

§ 7 Dagsorden for generalforsamling

Stk. 1
Den ordinære generalforsamlings dagsorden skal indeholde følgende punkter i prioriteret rækkefølge:

  1. Valg af dirigent
  2. Formandens beretning
  3. Kassererens beretning
  4. Valg af medlemmer til bestyrelsen og valg af 2 suppleanter
  5. Valg af 1 revisor
  6. Indkomne forslag
  7. Budget og fastsættelse af kontingent for Buyer og Supplier
  8. Eventuelt

Stk. 2
Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling i marts måned, skal være bestyrelsen i hænde senest 1 måned før dato for afholdelse af generalforsamlingen. Evt. forslag udsendes sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.

§ 8 Valg af formand og bestyrelse

Stk. 1
Generalforsamlingens Buyer medlemmer vælger en bestyrelse på minimum 3 og maksimum 6 Buyer medlemmer.

Stk. 2
Bestyrelsen konstituerer sig selv og vælger selv formand.

Stk. 3
Desuden vælges 1 – 2 Buyer suppleanter. En suppleant, der indtræder i bestyrelsen for et afgående medlem, vil forblive medlem af bestyrelsen indtil det tidspunkt, hvor det afgående medlem ville have været på valg. Suppleanter har møderet.

Stk. 4
Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter vælges for en 2-årig periode.

Stk. 5
Generalforsamlingens Supplier medlemmer vælger årligt forskudt henholdsvis et bestyrelsesmedlem og en bestyrelses-suppleant, som begge sidder i en 2-årig periode.

Supplier bestyrelsesmedlemmerne kan kun være menige medlemmer og har stemmeret på lige vilkår med Buyer bestyrelsesmedlemmer i foreningens bestyrelse. Suppleanter har møderet.

§ 9 Formandens og bestyrelsens bemyndigelse samt foreningens sekretariat

Stk. 1
Til varetagelse af foreningens daglige drift har bestyrelsen i 1994 oprettet et sekretariat, der ledes af en af foreningen lønnet sekretariatschef.

Stk. 2
Foreningen forpligtes udadtil ved bestyrelsen, der således tegner foreningen og er beslutningsdygtig. Generalforsamlinger, bestyrelsesmøder og medlemsmøder er konfidentielle. Undtagelser herfra skal godkendes af bestyrelsen. Det er kun bestyrelsen, der har ret til at udtale sig til offentligheden på foreningens vegne. Bestyrelsen kan vælge at delegere denne beføjelse.

Stk. 3
Bestyrelsen er til enhver tid bemyndiget til at indhente skriftlig accept fra medlemmerne på beslutningsforslag. Reglerne for skriftlig afstemning følger vedtægterne for medlemsbeslutninger i øvrigt, jfr. § 6, stk. 2.

Stk. 4
Såfremt der i bestyrelsen opstår en inhabilitetssituation, kan bestyrelsen med almindeligt stemmeflertal udelukke et eller flere bestyrelsesmedlemmer fra et eller flere møder.

Stk. 5
Bestyrelsens afgørelser træffes ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede.

Stk. 6
Bestyrelsen udarbejder og vedligeholder foreningens Værdigrundlag og sikrer at gamle såvel som nye medlemmer er orienteret om dette.

Stk. 7
Den til enhver tid siddende bestyrelse vælger en pressekontakt, der kan udtale sig på vegne af DBTA. Opgaven udføres i samråd med sekretariatet og bestyrelsen og pressekontakten kan både være Buyer eller Supplier.

§ 10 Foreningens økonomiske anliggender 

Stk. 1
Kassereren sørger for at kontingent opkræves rettidigt og er ansvarlig for bogføring, udbetalinger m.v. i forbindelse med foreningens regnskab.

Formanden skal attestere alle af kassereren udfærdigede og betalte bilag. Ved væsentlige afvigelser fra budgettet skal bestyrelsen informeres.

Kassereren vælges/udpeges af bestyrelsen.

Stk. 2
Den af foreningen valgte revisor er forpligtet til ved regnskabsårets afslutning at konstatere beholdningens tilstedeværelse samt at revidere regnskabet. Kassereren forelægger regnskabet på den ordinære generalforsamling.

Inden fremsendelse af regnskabet til Skat attesteres dette af en ekstern revisor.

Stk. 3
Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.

Stk. 4
Bestyrelsen tegnes af formanden eller næstformanden i forening med kassereren.        

§ 11 Buyer og Supplier udvalg

Stk. 1
Foreningens bestyrelse kan efter behov nedsætte udvalg.

Stk. 2
Udvalg fremkommer med forslag til aktiviteter og informerer bestyrelsen herom. Intet udvalg eller ingen enkeltperson kan indgå forpligtende aftaler uden bestyrelsens godkendelse.

Såfremt aftaler indeholder direkte eller indirekte økonomiske konsekvenser for foreningen, skal disse forhåndgodkendes af bestyrelsen. 

§ 12 Udelukkelse af foreningen

Stk. 1
Ved graverende brud på foreningens Værdigrundlag kan der efter bestyrelsens beslutning blive tale om påtale eller ophævelse af medlemskabet.

Stk. 2
Virksomheder som på grund af ophævelse af medlemskabet er udelukket fra foreningens aktiviteter kan ikke kræve godtgørelse for betalt kontingent.

§ 13 Opløsning af foreningen

Stk. 1
Til opløsning af foreningen kræves, at der på to på hinanden følgende generalforsamlinger er samme majoritet som ved ændring af vedtægterne.

Stk. 2
Efter realisation af foreningens aktiver og betaling af evt. gæld deles den resterende formue ligeligt mellem de til den tid værende Buyer og Supplier medlemmer.